POLÍTICAS Y USO FONSHAIO

1. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La política de tratamiento ha sido desarrollada teniendo en cuenta lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 del año 2012 de Protección de datos personales y su desarrollo reglamentario, el cual será aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales objeto de tratamiento por FONSHAIO

Cumpliendo con los requerimientos recogidos en la Ley Estatutaria de Protección de Datos LEPD relacionado a la solicitud de la autorización en el tratamiento de los datos, todo aquel titular que facilite información relativa a sus datos personales, mediante la aceptación de la presente política, está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de FONSHAIO en los términos y condiciones recogidos en la misma.

2. RESPONSABLE DE TRATAMIENTO

Es la persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos. Por esta razón el responsable del tratamiento de las bases de datos es FONSHAIO, cuyos datos de contacto son:

● Razón Social: Fondo de Empleados de la Fundación Abood Sahio FONSHAIO

● Nit: 800095011

● Dirección: CALLE 103 # 70 C 33 Bogotá (Cundinamarca)

● Email: gerencia@fonshaio.com

● Teléfono: PBX: 7010619

3. DEFINICIONES

Con el objeto de facilitar la lectura y comprensión de la presente política de tratamiento se reflejan las definiciones relativas a conceptos específicos de la protección de datos en general.

● Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

● Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

● Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

● Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

● Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos.

● Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

● Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

● Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan a la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

● Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

● Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. BASES DE DATOS Y FINALIDADES

FONSHAIO en el desarrollo de su actividad procede al tratamiento, o lo que es lo mismo, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de una serie de datos personales relativos a los asociados, Clientes, empleados, proveedores entre otros. Dichos datos personales son tratados a través de una serie de bases de datos destinadas, en todo caso, a finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley.

A continuación, se identifican tales bases de datos, junto con las finalidades asignadas a cada una de ellas:

BASE DE DATOS

FINALIDAD

● Proveedores

● Gestión contable, fiscal y administrativa

● Asociados

● Gestión contable, fiscal y administrativa

● Colaboradores

● Recursos humanos, prevención de riesgos laborales y gestión contable, fiscal y administrativa

● Excolaboradores

● Gestión de Personal

● Archivo Físico Gestión

● Humana

● Recursos humanos,

● Seguridad Física

● Seguridad y control de accesos a las instalaciones

● Aspirantes (Física y Digital)

● Recursos Humanos - Gestión de Personal

● Archivo Físico

● Finalidades varias - Procedimientos administrativos

● PQR (Física y Digital)

● Ejercicio de derecho.

● Bodega Inactivos

● Finalidades varias - Procedimientos administrativos, Servicios económico-financieros y seguros - Cumplimiento/incumplimiento de obligaciones financieras, Servicios económico-financieros y seguros Registro de acciones y obligaciones.

5. DATOS DE NAVEGACIÓN

El sistema de navegación y el software necesarios para el funcionamiento de este sitio web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se halla implícita en el uso de los protocolos de comunicación de Internet.

Dicha información no se obtiene para ser asociada a usuarios identificados, pero por su propia naturaleza podría, a través de su asociación con datos de terceros, permitir la identificación de los mismos. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del ordenador utilizado por el usuario para conectarse al sitio web, la dirección URL del recurso solicitado, la hora, y otros parámetros relativos al sistema operativo del entorno informático del usuario.

Estos datos se utilizan con la exclusiva finalidad de obtener información estadística anónima sobre el uso del sitio web y controlar el correcto funcionamiento técnico del sitio web y se cancelan inmediatamente después de su verificación.

6. HABEAS DATA

Los titulares de los datos, es decir, las personas naturales cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de FONSHAIO podrán ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales, los cuales serán analizados más adelante.

Estos derechos son considerados de carácter personal, es decir, solo podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

● Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición FONSHAIO (Responsable de los datos).

● Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

● Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

● Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

● Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

● Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

● Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

● Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

● Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

● Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

8. PROCEDIMIENTOS

8.1. CONSULTA

Es el derecho del titular a obtener información sobre si sus propios datos están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que se esté realizando, el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o que se prevean realizar respecto de los mismos.

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:

● Al menos una vez cada mes calendario, y

● Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, FONSHAIO solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, FONSHAIO deberá demostrar a la SIC, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

8.2. EJERCICIO

El titular de los datos personales objeto de tratamiento por parte de FONSHAIO puede ejercer los derechos de consulta y reclamo sobre sus datos, mediante escrito dirigido a FONSHAIO en la siguiente dirección: FONSHAIO@FONSHAIO.com.

El servicio de asesoría jurídica en materia de protección de datos contratada al efecto por FONSHAIO será el encargado de la gestión, tramitación y atención de los derechos de consulta y reclamos.

La solicitud o comunicación dirigida a FONSHAIO deberá contener las siguientes previsiones:

● Formato de solicitud de ejercicio de derechos diligenciado,

● Nombre y apellidos del titular,

● Fotocopia del CC del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación,

● Petición en que se concreta la solicitud (consulta/acceso),

● Dirección a efecto de notificaciones, fecha y firma del solicitante,

● Documentos acreditativos de la petición que se formula, en su caso.

El titular podrá optar por uno o varios de los siguientes sistemas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

● Visualización en pantalla

● Escrito, copia o fotocopia remitida por correo certificado o no

● Correo electrónico u otros sistemas de comunicación electrónica

● Otro sistema adecuado a la configuración o implantación material de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por FONSHAIO.

8.3. ATENCIÓN

Una vez recibida la solicitud, FONSHAIO resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de 10 (diez) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC (Superintendencia de Industria y Comercio) una vez haya agotado el trámite de reclamo.

8.4. QUEJAS Y RECLAMOS

Se entiende por:

● Reclamo de corrección, el derecho del titular a que se modifiquen aquellos datos que resulten ser inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

● Reclamo de supresión, el derecho del titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

● Reclamo de revocación, el derecho del titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.

● Reclamo de infracción, el derecho a solicitar que se proceda a la subsanación del incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos.

8.4.1. Ejercicio

El contenido mínimo de la solicitud debe ser la siguiente:

● Formato de Solicitud de ejercicio de derechos diligenciado,

● Nombre y apellidos del titular,

● Fotocopia del CC del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación,

● Petición en que se concreta la solicitud (rectificación, supresión, revocación)

● Dirección a efecto de notificaciones, fecha y firma del solicitante,

● Documentos acreditativos de la petición que se formula, en su caso.

8.4.2. Atención

Una vez recibida la solicitud, FONSHAIO resolverá la petición del reclamo, en un plazo máximo de quince

(15) días hábiles, a contar desde la recepción de la solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, FONSHAIO informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso de que el reclamo resultara incompleto, FONSHAIO requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular. Una vez recibido el reclamo completo, FONSHAIO incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de reclamo.

9. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN

FONSHAIO, teniendo en cuenta el principio de seguridad regulado por la LEPD, tiene implementadas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por otra parte, FONSHAIO, a través de la suscripción de los contratos, solicita a los encargados del tratamiento (proveedores) con los que trabaje, la implementación de las medidas de seguridad requeridas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

10. VIGENCIA

Esta política rige a partir del mes de abril del 2014 igualmente, los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de FONSHAIO durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades descritas en el presente documento, para las cuales fueron recolectadas y autorizadas.

11. POLÍTICAS DE USO

Las siguientes condiciones regulan el uso permitido del sitio web con la URL www.fonshaio.com

1) FONSHAIO titular de los derechos de propiedad intelectual e industrial referidos a sus productos y servicios. Respecto a las citas de productos y servicios de terceros, FONSHAIO reconoce a favor de sus titulares los correspondientes derechos de propiedad industrial e intelectual por medio de menciones en los artículos e imágenes que sean publicadas con previa autorización de sus titulares.

2) La utilización no autorizada de la información contenida en www.FONSHAIO.com, su reventa, así como la lesión de los derechos de Propiedad Intelectual o Industrial de FONSHAIO dará lugar a las responsabilidades legalmente establecidas.

3) FONSHAIO no puede garantizar que no se generen interrupciones o errores en el acceso a la Web o a su contenido, ni que éste se encuentre actualizado.

4) FONSHAIO se reserva la propiedad de efectuar, sin necesidad de previo aviso, modificaciones, actualizaciones, complementaciones o eliminación de la información contenida en el sitio web, y de las condiciones de acceso. Es así que se retirará de inmediato cualquier comentario agregado por un usuario del cual no pueda obtener su identificación por el administrador de la web sin la obtención de una orden judicial, o por otro medio legítimo (por ejemplo direcciones de correo falsas o no vigentes que impidan el contacto para la identificación en caso de reclamación). Así mismo, se retirará cualquier comentario delictivo, que aliente a la realización de delitos o perturbe el orden y armonía del debate en la web, que sea ofensivo, insultante, fuera de tono, o que viole los derechos de propiedad intelectual o industrial, ponga en peligro el orden público, la investigación penal, la seguridad pública y la defensa nacional; o sean de naturaleza discriminatoria, sean denigratorios o atenten contra la salud, la infancia y/o el medio ambiente.

5) FONSHAIO no asume responsabilidad producida por los contenidos enlazados desde la web www.fonshaio.com siempre que sean ajenos a la misma, ni garantiza la ausencia de virus u otros elementos en los mismos que puedan producir alteraciones en el sistema informático (hardware y software), en los documentos o los ficheros del usuario, excluyendo cualquier responsabilidad por los daños de cualquier clase causados al usuario por este motivo. En el caso de que cualquier usuario, cliente o un tercero, considerara que el contenido o los servicios prestados en la web o en las páginas que enlaza son ilícitos o lesionan bienes o derechos del propio usuario, de un cliente o de un tercero susceptible de indemnización, y,

en particular, que estén contempladas en alguna de las siguientes leyes, habrán de comunicarlo en las direcciones físicas o virtuales para proceder a su eliminación:

● Ley 1273 - Protección de la Información y los datos

● Ley 527 - Mensajes de datos, firmas digital es y comercio electrónico

● Ley 1341 - Sociedad de la Información y Organización de las TIC

● Ley 256 - Competencia desleal

● Ley 1480 - Nuevo estatuto del consumidor titular de los derechos de propiedad intelectual e industrial referidos a sus productos y servicios.

La presente política rige a partir del 1 de agosto de 2016 y será modificada, actualizada y/o complementada, cuando a ello haya lugar y de conformidad con la Constitución, las Leyes y demás normas relacionadas con la materia.